Le logiciel de présence communique avec les dispositifs de présence pour apporter des données de différents emplacements géographiques à un bureau centralisé. Le logiciel permet également aux utilisateurs de traiter les données de fréquentation en fonction de leurs besoins. Les données de présence résumées sont généralement utilisées pour les rapports et également pour le traitement de la paie.
Chaque logiciel d’assistance devrait avoir au moins les fonctionnalités suivantes:
- Communication entièrement automatisée: un logiciel de présence devrait être capable de communiquer régulièrement avec les dispositifs de présence ou de contrôle d’accès sans aucune intervention manuelle. Les appareils pourraient être situés à différents emplacements géographiques; même alors, la communication devrait être entièrement automatisée.
- Toutes les données dans une seule interface: les données sur les présences, les congés, les heures supplémentaires et les horaires doivent être affichées dans une seule interface pour mieux comprendre les données de chaque employé. Les employés peuvent être affectés à différents quarts de travail et il est donc important de calculer la durée du travail à partir des données d’entrée / sortie d’horloge en se référant aux plans de travail.
- Shift Planner: Shift Planner vous permet d’affecter des employés à différents quarts de travail chaque jour. La durée du travail d’un employé est calculée en fonction des heures d’entrée et de sortie de l’horloge et du quart de travail attribué à l’employé pour la journée. Les employés peuvent également être affectés à différents jours de congé.
- Définition des règles de présence: Chaque entreprise a ses propres règles de présence. Les données d’entrée / sortie d’horloge doivent être traitées sur la base de ces règles. Il devrait être possible de définir les règles de présence dans le logiciel de présence afin que le logiciel puisse traiter les données de présence sans aucune intervention manuelle.
- Données de présence interprétées: Un employé peut pointer à plusieurs reprises pendant la journée. Mais, le logiciel doit interpréter et organiser les données de manière à les rendre significatives pour les utilisateurs. Par exemple: Un employé qui se présente après 30 minutes de l’heure de début du quart de travail doit être marqué comme «Late-In» pendant 30 minutes.
- Présence en temps réel: les dispositifs de présence en temps réel accumulent des données au fur et à mesure que les employés effectuent des allers-retours. Le logiciel de présence doit communiquer en temps réel avec les appareils pour collecter les données de présence des appareils.
- Données provenant de sources différentes: les données de présence peuvent provenir de dispositifs de présence ou de contrôle d’accès, les utilisateurs des ressources humaines peuvent importer la présence à partir de fichiers texte ou Excel, les employés peuvent pointer en utilisant le libre-service des employés ou les données peuvent être importées d’une autre base de données.
- Types de fréquentation définis par l’utilisateur: les utilisateurs devraient pouvoir classer la fréquentation en fonction de leurs propres besoins. Par exemple: l’utilisateur peut définir des types de présence tels que «formation», «travail à domicile», «visite du client», etc.
- Intégration étroite avec la paie: le résumé des présences doit être étroitement intégré à la paie afin qu’aucune intervention manuelle ne soit nécessaire pour traiter la paie avec présences.
- Demande des employés de corriger la présence: les employés devraient pouvoir demander des corrections de présence. Une fois la correction approuvée par le manager, elle s’intègre au système de présence.
- Notifications: Les employés et les gestionnaires doivent être informés des événements importants dans le système. Par exemple: Avertissez l’utilisateur lorsqu’un dispositif de pointage cesse de communiquer pendant plus de 4 heures. Avertissez l’employé et le gestionnaire lorsqu’un employé se présente en retard au travail.
- Permet la prise de décision: permet à la haute direction de prendre des décisions rapides en fonction des KPI. Fournit à la direction générale un aperçu de la fréquentation et permet également d’accéder aux détails pour mieux comprendre.
- Approbations des employés: les employés devraient pouvoir demander des modifications à la présence, et il devrait également être possible pour les gestionnaires de l’approuver ou de la rejeter. Par exemple: l’employé peut demander un travail à domicile ou une visite client. Sur approbation du directeur, cela fait partie de la participation.
- Multi-sociétés: plusieurs sociétés peuvent opérer à partir des mêmes locaux. Dans un tel scénario
, il devrait être possible d’organiser les employés dans plusieurs entreprises et les entreprises peuvent partager les mêmes dispositifs de présence de temps pour les employés à l’horloge.
15. Multi-emplacement: le logiciel de présence multi-emplacement apporte des données de différents emplacements géographiques dans un bureau centralisé pour les traiter à un seul endroit. Les utilisateurs peuvent accéder au logiciel à partir de l’emplacement centralisé ou des emplacements distants.