Longue et fastidieuse, la gestion des notes de frais est un véritable casse-tête pour les équipes qui s’en chargent. Mais, pour libérer du temps et rendre les choses plus simples, les entreprises ont la possibilité d’externaliser le processus. Cependant, avec le large choix de logiciel qui existe sur le marché, il est essentiel d’être vigilant. Découvrez les critères à prendre en compte pour choisir le logiciel de note de frais.
Vérifiez la fluidité et l’efficacité de l’application mobile
Lorsqu’une entreprise décide de procéder à l’utilisation d’un logiciel de notes de frais, l’application mobile est un critère indispensable. En effet, c’est grâce à celle-ci que les différents collaborateurs pourront réellement rendre les choses plus simples. Ils n’auront pratiquement plus rien à faire en dehors de prendre en photo ladite note de frais et de laisser l’application faire le reste. Assurez-vous de choisir un logiciel note de frais dont l’application mobile dispose d’un système de reconnaissance des caractères (technologie OCR). De ce fait, l’application mobile sélectionnera seulement les informations essentielles de la facture notamment la date, le montant et la nature de la note de frais afin que les différentes cases soient automatiquement remplies. L’existence d’une application mobile est d’autant plus importante pour permettre aux salariés en déplacement de renseigner au fur et à mesure de leurs séjours.
Intéressez-vous aux différentes possibilités d’intégration du logiciel
Pour permettre une utilisation facile, la plupart des logiciels de note de frais offrent une architecture assez souple. Cela permettra notamment de l’intégrer assez facilement aux différentes applications que vous utilisez déjà. Ainsi, il est possible de gagner du temps en ce qui concerne le traitement des différentes informations. De ce fait, le logiciel de note de frais devrait vous proposer plusieurs niveaux d’intégration. C’est le cas des logiciels de gestion des voyages d’affaires, les cartes bancaires de l’entreprise et surtout le logiciel de comptabilité de l’entreprise. N2F vous permet d’en savoir plus sur les différentes possibilités d’intégration de logiciel.
Optez pour un logiciel avec une maîtrise du budget
Si le logiciel de note de frais permet aux entreprises de gagner du temps, il les aide aussi à réaliser des économies considérables. En effet, le logiciel permet une maîtrise parfaite des différentes dépenses. De ce fait, au moment de choisir votre solution, veillez à ce qu’il vous laisse la possibilité de définir un plafond de dépenses. Vous devez vous assurer que le logiciel de note de frais dispose d’un système d’alerte. Il indique donc à tout moment qu’un collaborateur a dépassé le plafond ou s’il a enregistré une note de frais un jour où il ne travaille pas.