L’usage de l’ordinateur est de plus en plus répandu dans le monde professionnel. En France, au moins un salarié sur deux utilise cet appareil au travail. En entreprise, les PC permettent non seulement d’être en contact avec les clients et les partenaires, mais aussi d’effectuer certaines tâches qui ne sont pas faciles à réaliser manuellement (calculs des ventes, du salaire des employés, du rendement…). Comment s’équiper en matériel informatique lorsqu’on est gérant d’entreprise ? Faut-il acheter ou louer ? Cet article vous apporte des éléments de réponse.
Location du matériel informatique : comment ça fonctionne ?
La location d’ordinateurs pour les entreprises n’est pas un nouveau concept. Il existe depuis longtemps et est d’ailleurs très courant de nos jours. C’est un contrat entre un organisme loueur d’outils bureautiques et une entreprise qui souhaite s’équiper. Selon les besoins de l’entreprise, elle peut opter pour un contrat de location longue durée (LLD) ou un contrat de location avec option d’achat (LOA).
Proposée parmi les services de Fleet, la location longue durée vous permet d’utiliser des appareils informatiques pendant une à plusieurs années. En contrepartie, vous payez un loyer mensuel fixé dans le contrat. Ainsi, l’agence de location demeure le propriétaire des équipements que vous devez rendre à la fin de votre contrat. Bien évidemment, vous avez la possibilité de renouveler votre contrat si vous êtes en bons termes avec l’organisme prêteur.
La location avec option d’achat ressemble à la location financière à un seul détail près. Elle vous donne la possibilité de rendre le bien loué ou de l’acheter à la fin de votre contrat.
Certains organismes prêteurs proposent également un type de contrat spécialement pour les projets d’entreprise. Ici, le prix de la location n’est pas mensuel. Il est fixé sur la base de la durée du projet et est généralement payé en une seule fois.
Avant de louer des ordinateurs, il est important de définir vos besoins et de savoir combien et quel type d’équipement conviendra au bon fonctionnement de vos activités.
Les avantages de la location d’ordinateurs pour une entreprise
La location de matériel informatique présente plusieurs avantages pour une entreprise. Découvrez-en quelques-uns ci-dessous.
Bénéficier des équipements de dernière génération
L’un des principaux avantages pour lesquels de nombreuses sociétés privilégient la location de laptops est la possibilité de remplacer le matériel loué à la fin du contrat de location. Vous n’êtes pas sans savoir que les outils informatiques évoluent vite et deviennent obsolètes après une certaine durée d’utilisation (3 ans maximum pour les ordinateurs). Or, faire usage d’un ordinateur moins performant peut diminuer votre productivité. Avec un service de leasing informatique, chaque renouvellement de contrat est une occasion pour obtenir des laptops dernière génération.
Par ailleurs, la location de PC en entreprise est une solution pratique pour adapter les outils de travail aux besoins de la structure. Pour un projet spécifique, par exemple, vous pourrez avoir besoin de MacBook. Mais une fois ce projet bouclé, vos besoins en ce qui concerne la marque des équipements pourront changer. Dans ce cas, il suffira d’échanger les MacBook contre d’autres laptops auprès de votre prestataire.
Réaliser des économies importantes
Le matériel bureautique évolue et devient de plus en plus coûteux. Les PME et les TPE sont les plus touchées par ce changement. Contrairement aux grandes entreprises qui peuvent aisément investir dans l’achat de nouveaux équipements informatiques en cas de problème inattendu, les entreprises créées nouvellement ont un budget réduit qui est souvent consacré au marketing et à la gestion administrative. En optant pour la location, les professionnels contrôlent facilement le budget réservé aux outils bureautiques. Puisqu’il s’agit d’un loyer mensuel à payer, la dépense est donc stable, sans risque de mauvaises surprises.
De plus, lorsqu’une société choisit de louer ses ordinateurs, elle n’aura pas à supporter la charge de la TVA. Cela revient à l’organisme prêteur.
Profiter d’un accompagnement d’expert
L’autre avantage majeur de la location d’équipements bureautique est que l’entreprise locataire n’a pas à se soucier des dépenses liées à la maintenance des ordinateurs. Le service de maintenance au sein d’une entreprise peut coûter vraiment cher. S’il faut engager des professionnels pour le faire, cela vous prendra également du temps pour trouver le bon profil. Tout cela représente un manque à gagner pour votre entreprise.
De plus, il faut prendre en compte le fait que le coût de réparation d’un ordinateur augmente au fur et à mesure qu’il vieillit. Pour répondre parfaitement aux besoins de leurs clients, les agences de location proposent un suivi du matériel informatique. Ainsi, en cas de panne, elles mettent des spécialistes à la disposition des locataires. En plus de vous conseiller, ces experts peuvent se déplacer pour vous aider à installer un nouveau logiciel par exemple.
En général, les experts en informatique mis à disposition des clients sont très réactifs et compétents. Ils connaissent parfaitement le type d’équipements fournis par leur agence et pourront donc les réparer avec professionnalisme.
L’uniformisation du matériel
L’uniformisation du parc informatique est un aspect important qu’il ne faut pas négliger lorsqu’on souhaite investir dans les appareils bureautiques. La majeure partie des difficultés d’utilisation de logiciels est liée à cela. En louant vos appareils de bureau, vous bénéficiez d’équipements homogènes. Cela vous permet de réduire considérablement les pertes de temps dues aux mauvaises pratiques des utilisateurs.
Faut-il acheter ou louer les ordinateurs en entreprise ?
La location des ordinateurs en entreprise présente de nombreux avantages certes, mais le choix dépend principalement de vos besoins.
Bien qu’un poste de travail puisse être considéré comme obsolète au bout de 3 années d’utilisation, cela ne signifie pas qu’il est complètement hors d’usage. Ainsi, si vos collaborateurs exécutent juste des tâches basiques comme le traitement de textes ou l’envoi de mails, vous n’aurez pas besoin de machines de dernière génération et vous pouvez conserver les mêmes postes durant 4 à 6 ans. L’achat de PC vous conviendra donc dans ce cas.
Par ailleurs, il faut noter que la location est souvent très difficile pour les petites entreprises. Les prestataires sont généralement exigeants envers les PME et requièrent de nombreuses garanties financières comme la caution bancaire ou la garantie de solvabilité. Si vous ne vous retrouvez dans aucune de ces situations, alors la location d’ordinateur vous sera sans doute bénéfique.
Que retenir ? La location de PC est une solution très pratique pour les entreprises qui ont besoin de postes de travail dernière génération pour mener leurs activités. Cette solution vous permet de renouveler votre parc informatique de façon périodique, sans vous ruiner.