Outils de la bureautique : Poste de travail, logiciels et outils

Outils de la bureautique : Poste de travail, logiciels et outils

Outils de la bureautique : Poste de travail, logiciels et outils
Outils de la bureautique : Poste de travail, logiciels et outils

Le bureau utilise maintenant nombre des ressources disponibles de l’informatique. L’outil de base en est le micro-ordinateur.

Le poste de travail

La disposition matérielle du bureau s’adapte aux nouvelles technologies. Avant l’ère de la bureautique, le bureau était organisé autour de trois objets principaux: la machine à écrire, le téléphone et la photocopieuse. Le rangement était destiné à tous les documents papier.

Le poste «micro-ordinateur» s’est multiplié au cours du temps, jusqu’à être complètement personnalisé pour les bureaux les plus équipés. Cet ensemble peut fonctionner maintenant comme terminal d’un système décentralisé, voire d’un réseau local, national ou international. D’autres matériels de télécommunication trouvent place sur les tables: téléphone, modem, Minitel, télécopieur. L’évolution technologique conduit à une diminution du nombre des appareils grâce à la concentration de leurs fonctions. Ainsi, on trouve sur le marché des machines multi-fonctions intégrant l’impression, l’envoi et la réception de fax, faisant office de scanner et de photocopieur monochrome ou couleur.

Les logiciels

Les programmes, ou logiciels, étaient au début liés à la configuration physique du système informatique d’une entreprise (pour les gros systèmes centralisés). Ils tendent désormais à s’adapter par modules fonctionnels, suivant en cela la souplesse du matériel. La palette de logiciels de bureautique disponibles sur micro-ordinateurs ne cesse de s’étendre et de se perfectionner.

 

Le traitement de texte

C’est l’outil fondamental qui a rendu possible l’essor de la bureautique et qui assure son expansion. Résultat de plusieurs transformations de la machine à écrire, le traitement de texte permet de réaliser, sur un seul dispositif technique, toutes les opérations de saisie, correction, mise en forme, édition, archivage d’un document écrit. La diffusion massive des logiciels de traitement de texte et la standardisation du codage transforment les habitudes de communication de l’écrit: il devient courant de transmettre avec le document la disquette du texte correspondant (ou même de transmettre directement le document sous forme électronique via le réseau Internet), ce qui autorise la correction immédiate par le destinataire et économise l’opération de saisie.

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L’association de logiciels de traitement de texte et de mise en page graphique (avec possibilité d’inclusion de dessins, de choix des caractères et de leurs tailles, etc.) avec un matériel de visualisation et d’impression très précis rend possible la réalisation d’un véritable travail d’édition «à l’unité» mené auparavant chez un éditeur. C’est la publication assistée par ordinateur (PAO), dont les logiciels de traitement de texte courants intègrent peu à peu les fonctions.

Les tableurs

Ces logiciels permettent de construire des programmes spécialisés pour effectuer des calculs dans un système de tableaux, qui facilite leur conduite ainsi que l’édition des résultats. Ces logiciels sont surtout utilisés en comptabilité et en gestion, bien qu’ils ne remplacent pas des logiciels spécialisés. Leur utilisation simplifie considérablement les tâches répétitives et améliore les présentations. Ils intègrent de plus en plus des fonctions de présentation graphique des résultats.

Les bases de données

Des logiciels de création et de gestion de bases (ou banques) de données permettent la constitution et la consultation de fichiers, soit localement (sur le micro lui-même), soit par raccordement à des réseaux de transmissions de données pour communiquer avec des banques plus importantes.

 

Les logiciels intégrés

Ils comprennent d’emblée les trois types de logiciels précédents. Leur intégration au sein d’un même logiciel apporte à l’utilisateur une souplesse et des facilités de travail sur des données communes sans qu’il soit nécessaire de recourir à des opérations multiples pour y accéder.

Les logiciels spécialisés

Destinés à la comptabilité, à la gestion de personnel ou à d’autres traitements, ils sont de plus en plus compatibles au niveau des grands standards, qui ne sont que des logiciels particuliers transformés en normes par leur succès; ils permettent la constitution d’ensembles intégrés de traitements dans le bureau et dans l’entreprise entière.

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Les nouveaux outils de communication

Avec la bureautique, la communication «papier» se transforme. Au système mondial télex, permettant d’imprimer chez le destinataire un document frappé au clavier chez l’expéditeur, s’ajoute un système fondé sur le même principe, le télétexte, qui lui est à la fois concurrent et allié. La télécopie (fac-similé ou «fax»), dans laquelle le document est codé par lecture optique et restitué par une imprimante graphique, s’étend rapidement. Ce dispositif transmet l’ensemble d’un document à l’identique (texte, tableaux, dessins) via le réseau téléphonique: une page de format standard est acheminée en une minute environ.

 

Il se développe également une communication écrite «sans papier», par l’intermédiaire de la télématique, dont le succès en France a été largement dû à la diffusion du Minitel par France Telecom dans les années 1980. À l’instar du reste du monde, celui-ci tend à être supplanté par un micro-ordinateur raccordé à une ligne téléphonique lui permettant d’accéder au réseau Internet, qui ajoute aux possibilités du Minitel une ouverture mondiale et des possibilités «Multi-média». Le terme de «courrier électronique» désigne les systèmes de messageries par lesquelles transitent des messages qui restent stockés dans la «boîte aux lettres» d’un destinataire; celui-ci en prend connaissance quand il le désire, par interrogation de sa «boîte aux lettres» à laquelle il accède par un code secret, gage de confidentialité. Ce système dispense les interlocuteurs d’une coordination dans le temps. L’e-mail, véhiculé par le réseau Internet, en est l’exemple le plus connu.

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Enfin, les communications de voix et d’images évoluent elles aussi: le téléphone classique propose de nouveaux services; les autocommutateurs (petits centraux privés) électroniques se développent. De la même manière que le courrier électronique, la messagerie vocale permet le stockage de messages dans une «boîte aux lettres vocale» que le destinataire peut écouter quand il veut. La téléconférence rend possible l’organisation de conférences «à distance» entre plusieurs points géographiquement éloignés, par transmissions auditive et visuelle. Ces techniques nécessitaient la mise en place de salles spécialisées équipées de caméras et de téléviseurs, d’un coût important, mais le réseau Internet offre de nouvelles possibilités peu coûteuses.

Tous ces nouveaux outils nécessitent deux sortes de produits: un support technique de transport d’informations (le réseau), développé à grande échelle par France Télécom pour les réseaux nationaux et internationaux (Transpac et Numéris) et par les constructeurs privés pour les réseaux locaux (internes à l’entreprise); des «serveurs», prestataires de services qui assurent le lien entre fournisseurs et destinataires de l’information.

Les supports de transmission de données

Par liaisons câblées ou hertziennes (radio-télévision), ils permettent d’acheminer voix, images et données informatiques. Ces systèmes, invisibles pour l’utilisateur, constituent l’infrastructure indispensable au développement de toutes les transmissions modernes. Leur succès et le souci de leur extension ont contribué à la mise en place de normes internationales.

Les serveurs d’information et de services

L’ensemble des «réseaux à valeur ajoutée» met à la disposition des particuliers et des entreprises des abonnements à des services de renseignements (banques de données générales et professionnelles) et de transactions commerciales. Ce domaine, supporté par le Minitel et par le réseau Internet, est en extension très rapide.

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