C’est un cas rare lorsqu’une nouvelle entreprise dans un créneau spécifique prend la tête. De ce fait, les nouvelles entreprises doivent faire un effort supplémentaire pour se démarquer. En règle générale, cela se fait en étant plus rapide, plus efficace ou moins cher que la concurrence. Malheureusement, de nombreuses entreprises font l’erreur d’oublier les avantages des processus rationalisés et d’éliminer les goulots d’étranglement. Un bon exemple est de se concentrer sur la communication avec les clients sans penser à votre flux de travail de signature électronique et à ce qu’est l’expérience de signature pour toutes les personnes impliquées, y compris votre équipe. Avez-vous considéré l’énergie et le facteur humain des erreurs liées à la signature en personne (stylo et papier)? Avez-vous considéré les ramifications juridiques d’un stockage inapproprié des données des consommateurs?
Que fait la loi ESIGN?
La loi ESIGN est une loi qui accorde aux signatures électroniques le même statut juridique que les signatures physiques à la plume et au papier. Cela signifie que toute signature électronique créée conformément aux règles et directives spécifiques énoncées par la loi est juridiquement contraignante, ce qui rend tout formulaire ou contrat signé par voie électronique recevable par les tribunaux. La loi ESIGN autorise l’application des signatures électroniques dans la plupart des scénarios, cependant, il existe quelques exceptions: le divorce, l’annulation de l’assurance maladie, la création du dernier testament et d’autres documents similaires.
Comment la loi ESIGN aide-t-elle les entreprises?
Il ouvre les portes du commerce numérique. Les signatures électroniques sont la clé dont votre entreprise a besoin pour atteindre plus de clients plus rapidement, peu importe où ils se trouvent. Qu’est-ce que ça veut dire? Tu pourras:
- Concluez les affaires plus rapidement
- Économisez sur les coûts de ressources
- Rationalisez les processus documentaires
- Augmenter l’efficacité opérationnelle
Et ce ne sont là que quelques-uns des avantages énormes que la loi ESIGN permet à la signature électronique d’apporter aux environnements professionnels.
Pour commencer à faire des affaires numériquement, vous devez intégrer une solution performante. Nous suggérons signNow car il est conforme aux lois et réglementations américaines et européennes concernant la protection des données des consommateurs.
Le workflow de signature traditionnel et pourquoi il est inefficace
L’impression de documents, leur signature, leur envoi (ou leur apport) au client et leur restitution peuvent prendre des jours, voire des semaines, selon votre secteur d’activité. Avez-vous considéré le stress et les tracas que cela crée en dehors de la façon dont cela vous affecte? La signature, l’impression, la numérisation, etc., sont également difficiles pour vos clients.
Comment signNow rationalise les flux de travail de signature
En mettant en œuvre une solution telle que signNow, vous pouvez collecter des signatures en quelques minutes, où que vous soyez ou que vos clients se trouvent. Parce que signNow est basé sur le Web et intégré au cloud, tout ce dont vous avez besoin est une connexion Internet stable et vous pouvez signer et envoyer des documents à signer depuis votre ordinateur de bureau ou votre appareil mobile. Vos destinataires n’ont même pas besoin d’un compte pour exécuter les formulaires ou les contrats que vous leur envoyez.
Stocker des documents dans le cloud et utiliser des modèles
Il est difficile de perdre des documents numériques. Si vous oubliez dans quel dossier ils se trouvent, vous pouvez toujours utiliser des mots-clés et des balises pour les trouver dans le cloud. Les options d’exportation sont généralement très faciles à configurer. signNow archive automatiquement les enregistrements signés dans des dossiers spécifiques que vous attribuez. Vous pouvez également les télécharger et les enregistrer dans d’autres endroits comme des disques durs ou des lecteurs flash.
signNow vous aide également à accéder plus rapidement aux documents. Utilisez la fonction Créer un modèle pour modéliser vos types de formulaires et de contrats les plus courants. Une fois que vous avez fait cela, vous pouvez créer une nouvelle copie et l’envoyer pour signature, même en déplacement. Créez vos modèles et partagez-les avec vos collègues pour simplifier l’intégration et améliorer la collaboration en équipe.
La signature électronique augmente-t-elle vraiment l’efficacité de l’entreprise?
En mettant en œuvre des flux de travail sans papier, vos employés ont la possibilité d’accélérer la négociation des contrats et de conclure des contrats plus rapidement. De plus, grâce à l’optimisation de la signature électronique, les processus de routine peuvent être éliminés, ce qui libère plus de temps pour des tâches de plus grande valeur. Les employés en font plus en moins de temps, ce qui augmente le retour sur investissement.
Existe-t-il d’autres fonctionnalités utiles?
signNow est plus qu’un simple service d’insertion de signatures électroniques.
Il existe de nombreuses autres fonctionnalités utiles qui rendent vos processus documentaires beaucoup plus efficaces.
Champs interactifs
Si vous avez des informations partielles sur vos clients, donnez-leur la possibilité de les compléter par eux-mêmes. Vous trouverez de nombreux outils interactifs tels que du texte et des champs calculés, des listes déroulantes, des cases à cocher et des demandes de pièces jointes dans la barre d’outils de gauche. En les utilisant tous, vous économiserez plus de temps consacré à la négociation et livrerez des services et des biens beaucoup plus rapidement.
Signature des commandes
Contrairement à d’autres services, signNow permet la collecte de plusieurs signatures dans un ordre défini. Ajoutez des champs de signature à votre échantillon, attribuez-les à des signataires spécifiques et ajoutez un ordre de signature. Après cela, le système remettra automatiquement un document à chaque destinataire après avoir obtenu une signature électronique du précédent. Lorsque toutes les signatures électroniques sont collectées, vous et tous les autres signataires recevez une notification par e-mail avec des copies exécutées en pièce jointe.
Historique du document
L’utilisation d’un service de signature électronique ne sera pas efficace si vous devez vérifier les documents chaque fois que vous les recevez de clients. Qui sait, que faire si quelqu’un modifie le prix ou certaines conditions de livraison de votre contrat, à votre insu? signNow vous protège avec la fonction Historique des documents. Vous pouvez toujours voir qui a ouvert un formulaire, son adresse IP et les modifications qu’il a apportées.
Plusieurs façons de partager
Si vous ne souhaitez pas envoyer le formulaire à remplir chaque fois que quelqu’un vous le demande, vous avez la possibilité de partager un lien public. Publiez-le sur vos réseaux sociaux ou sur votre site Web et obtenez automatiquement les signatures dont vous avez besoin.