Microsoft Access est une application de programmation intelligente fournie avec la suite professionnelle Microsoft Office. Avec cet instrument de base de données de base, nous pouvons sans aucun doute trouver comment trier plus facilement notre travail et notre vie
Est un instrument de base de données sociale. Cela implique que toutes les informations sont triées dans des tables (liées). Vous pouvez utiliser l’instrument pour planifier vos dépenses mensuelles, organiser l’inventaire de votre bibliothèque ou tenir un livre de localisation complexe; la clé réside dans l’organisation de vos informations dans des tableaux de base, sans excès, qui peuvent être connectés entre eux.
«Recueille» vos informations. Pas du tout comme Excel, il se remplit également comme une banque de mémoire cohérente qui stocke et se souvient de vos informations afin que vous puissiez les récupérer plus tard sans trop d’efforts. Par exemple, vous avez peut-être rangé quelques feuilles Excel pour les coûts mensuels. Dans tous les cas, si vous avez actuellement besoin de joindre ces feuilles et de les étudier ensemble, vous devrez utiliser des points saillants Excel inhabituels (et dans certains cas fastidieux) comme des contours, des tableaux de bord, etc. Dans Access, c’est cohérent.
Facilite les activités d’information complexes. Access offre toutes les tâches fondamentales qu’Excel effectue, telles que l’organisation, les estimations, les canaux, etc. De même, il vous permet en outre de joindre ou de rejeter des informations à partir de tableaux (comme joindre des feuilles Excel) en fonction de critères extraordinaires. En outre, heureusement, la majorité de cela est facile dans Access.
- Organisez vos données dans des tableaux structurés .
Si vous avez l’intention d’utiliser la base de données Access, il est probable que vous ayez déjà une bonne idée des structures de table que vous souhaitez créer. Considérez cela comme une étape préparatoire importante car c’est la structure de vos tableaux qui décide du succès de votre application Access. - Créer les tables
Une fois que vous avez lancé et créé votre première base de données avec succès, Access ouvre la vue «Outils de table» pour créer des tables, car en réalité, Access est une question de tables! Ici, nous allons créer une application budgétaire simple avec 3 tableaux: dépenses régulières, revenus mensuels et dépenses mensuelles. Les colonnes surlignées en bleu sont uniques et peuvent donc être utilisées comme clé primaire. - Entrer les données dans les tableaux
Dans cette étape, nous entrerons manuellement les données dans les tableaux. Mais notez qu’Access offre plusieurs autres moyens sans effort d’importer des données dans des tableaux (à partir d’une feuille Excel, d’un fichier texte, etc.). Ici, nous devons mentionner qu’Access l’emporte sur Excel dans la validation des données si les tableaux sont correctement conçus. Pour comprendre la pertinence de la conception des tableaux, nous allons simplement ajouter des données au tableau «Dépenses régulières» et explorer les défis. - (Re) Concevez vos tableauxUne fois que vous avez créé vos tables, nous parions que vous êtes curieux de voir si elles se sont bien déroulées. En fait, il est important de le faire afin que vous puissiez inclure des règles supplémentaires pour la validation et l’exactitude des données. Vous pouvez le vérifier dans la «Vue de conception».La vue de conception plus flexible d’Access est facilement accessible à l’aide de l’onglet CONCEPTION -> Affichage -> Vue de conception. (Vous pouvez également cliquer sur le nom de la table dans l’onglet de gauche et choisir «Vue de conception».)
- Définir les relations de tableChaque fois que vous souhaitez simplement «afficher» les données de votre table, la vue Feuille de données peut être utilisée. Mais nous pensons que vous aimeriez voir les résultats combinés de tous vos tableaux. Cela peut être fastidieux à faire dans Excel, mais sans effort dans Access. La clé est de définir les relations entre les tables .Les relations définissent la manière dont nos tables sont «connectées» les unes aux autres. Ces liens de connexion sont appelés «clés étrangères» dans le jargon de la base de données.
Pour définir les relations entre les tables dans Access, allez dans l’onglet DATABASE TOOLS et cliquez sur Relationships. Vous verrez une boîte de dialogue qui répertorie toutes les tables. Double-cliquez sur chaque table jusqu’à ce qu’elles apparaissent dans la vue des relations d’arrière-plan. Si un tableau apparaît plus d’une fois, vous pouvez faire un clic droit sur le tableau supplémentaire et sélectionner «Masquer le tableau».
- Interroger et afficher les données de vos tableauxC’est peut-être la partie la plus importante et la plus utile de l’utilisation d’Access sur Excel. Vous voyez, nous avons créé nos tables avec la bonne conception, ajouté des données et défini des relations. La prochaine étape importante consiste à rassembler tout cela et à voir à quoi ressemblent nos données combinées. Et cela se fait via une requête.